Oprogramowanie dla biznesu daje różnego rodzaju korzyści, z których część ściśle wiąże się z poprawą kondycji finansowej. W przypadku rozwiązań klasy Manufacturing Execution System firmy niejednokrotnie notują bardzo szybki zwrot z inwestycji (ROI). Niekiedy jednak tempo to bywa wolniejsze. Od czego zależy czas, w jakim po wdrożeniu można odzyskać nakłady finansowe na wdrożenie MES?
Z naszych 30-letnich doświadczeń we wdrażaniu systemów MES w przemyśle wynika, że jednym z celów wdrożenia systemu wspomagającego zarządzanie produkcją, choć oczywiście nie zawsze jest to cel główny, jest poprawa wskaźników finansowych. W trakcie analiz przedwdrożeniowych nieuchronnie padają pytania o koszty projektu, po czym specjaliści od zarządzania produkcją i IT próbują względnie precyzyjnie określić opłacalność inwestycji. Kiedy i jak szybko nakłady na MES się zwrócą?
Zasadniczo wdrożenie MES zawsze przynosi korzyści, które ostatecznie da się przeliczyć na finanse, choć najczęściej wynik finansowy jest wtórny w stosunku do benefitów bezpośrednich. Na przykład: jeśli dzięki oprogramowaniu udało się firmie wyeliminować papierowy obieg dokumentów z procesów produkcyjnych, okazuje się, że w takiej firmie produkcja jest lepiej harmonogramowana, pracownicy tracą mniej czasu na wprowadzanie danych, maszyny są szybciej przezbrajane, w informacjach z produkcji nie ma błędów, a kierownictwo ma od ręki dane o takiej jakości, że może bez problemu podejmować lepsze decyzje. Wiele korzyści dzięki jednemu postępowi, przy czym korzyści te odczuwane są na różnych poziomach organizacji. Wszystkie je da się przeliczyć na pieniądze, a stąd prosty krok do oszacowania ROI.
Rzetelna analiza przed wdrożeniem
W oparciu o nasze wieloletnie doświadczenia we wdrażaniu MES na pewno można powiedzieć, że sukces zaczyna się od dobrej diagnozy i odpowiedniego zaplanowania projektu wdrożeniowego. W naszej karierze nie spotkaliśmy idealnej firmy produkcyjnej – w tym sensie, że z punktu widzenia jakości zarządzania, parametrów i wydajności procesów w obszarze produkcji nie byłoby w niej nic do poprawienia. Nie bez przyczyny nawet liderzy w swoich sektorach ponoszą znaczne nakłady na procesy samodoskonalenia organizacji. Właśnie dlatego, że w złożonych i dynamicznych procesach zawsze jest coś, co da się zrobić lepiej, efektywniej, szybciej lub taniej.
Analiza przed wdrożeniem MES ma pomóc w osiągnięciu kilku celów. Po pierwsze, pomaga ona zidentyfikować punkty, w których warto lub powinno się interweniować. Są to konkretne procesy, obszary działania lub czynności, których modyfikacja może szybko przynieść odczuwalne korzyści. Po drugie, analiza pomaga ocenić skalę zdiagnozowanych problemów oraz ich konsekwencje dla organizacji – np. oszacować czas, jaki każdego dnia firma traci na ręczne wprowadzanie danych lub czas, w jakim maszyny stoją bezużyteczne, ponieważ wymagają przeglądu czy przezbrojenia. Po trzecie, opracowanie listy problemów i wyzwań pomoże nadać im priorytety już pod kątem planowania projektu wdrożeniowego MES. Wreszcie, analiza powinna pomóc w weryfikacji, czy system MES, który firma chce wdrożyć, jest optymalnym rozwiązaniem pod katem zidentyfikowanych potrzeb.
Podziel projekt na etapy
Zdarza się nam prowadzić projekty, w których Klient decyduje się od razu na kompleksowe wdrożenie systemu. Najczęściej jednak MES wdrażany jest etapami, gdzie każdy z etapów koncentruje się na wybranym zagadnieniu. Należy pamiętać, że wdrożenie MES w zdecydowanej większości przypadków odbywa się w działającej firmie, a to oznacza istotną ingerencję w jej codzienny tryb pracy. W takich okolicznościach rewolucja w porównaniu z ewolucją jest znacznie gorszą opcją. Z doświadczenia możemy powiedzieć, że ewolucyjne podejście do wdrażania MES bardzo dobrze sprawdza się w dojrzałych firmach, które mają jasno rozpisane cele w dłuższym horyzoncie czasowym. Projekty podzielone na etapy pozwalają uzyskać szybciej ROI również ze względu na metodyki zwinne (Agile) stosowane we wdrożeniach, które koncentrują się na tym, by w możliwie krótkim czasie dostarczyć wersję produkcyjną systemu spełniającą minimum wymagań. Takie podejście umożliwia korzystanie z rozwiązania dającego konkretne korzyści w jak najkrótszym czasie od rozpoczęcia wdrożenia.
Wdrażaj najpierw te zmiany, które niosą największą obietnicę korzyści
Rzetelnie przeprowadzona analiza pozwoli wskazać obszary, w których nawet drobna ingerencja może przynieść istotne korzyści. O ile nie ma obiektywnych przeszkód, to właśnie od tych obszarów powinno się rozpoczynać wdrażanie MES. Takie podejście gwarantuje największe ROI, ponieważ problemy najbardziej palące w organizacji zostają rozwiązane jako pierwsze, co przekłada się na dość szybkie osiągnięcie korzyści. To z kolei motywuje do wprowadzania kolejnych zmian i dalszego doskonalenia firmy. Mamy liczne dowody na to, że rozpoczęcie pracy MES tylko w jednym obszarze w firmie produkcyjnej pozwoliło skokowo podnieść wskaźnik OEE o kilka punktów procentowych. Szybka korzyść połączona z rozwiązaniem największego problemu siłą rzeczy daje największe przełożenie na ROI.
Nie zapomnij o ludziach! Wdrożenie MES to proces zmiany
Każde wdrożenie zmiany w organizacji niesie z sobą określone ryzyko związane z postawami pracowników. Podobnie jest z projektem wdrożenia MES. Pracowników zaangażowanych w procesy produkcyjne, poczynając od najniższych szczebli w organizacji, nie należy pomijać w procesie zmiany. Projekt wdrożeniowy powinien być poprzedzony działaniami wewnętrznymi , które jak najlepiej przygotują ludzi do nowej rzeczywistości. Warto angażować pracowników już na etapie analizowania potrzeb, tak aby od początku projektu czuli się oni choć w części współautorami zmiany i przyszłego sukcesu. Trzeba zadbać o komunikację wewnętrzną, tak aby każdy zainteresowany miał dostęp do informacji o planowanym wdrożeniu, jego specyfice, związanych z tym trudnościach, kamieniach milowych oraz spodziewanych rezultatach. Bazując na wielu latach doświadczeń w prowadzeniu projektów wdrożeniowych doskonale widzimy, jak ważna jest współpraca kierownictwa z pracownikami – od przygotowania ludzi do zmiany, przez odpowiednie komunikowanie w procesie, po motywowanie już po wdrożeniu rozwiązania. Sukces w projektach IT w dużej mierze zależy od ludzi. Zaniedbania na tym polu mogą spowodować opóźnienie w adaptacji pracowników do nowych uwarunkowań, a to w oczywisty sposób odbija się negatywnie na spodziewanych rezultatach, w tym także na skali ROI.
