Wdrożenie rozwiązania MES (Manufacturing Execution System) to dla organizacji duże przedsięwzięcie, do którego trzeba się solidnie przygotować. Ale to nie wystarczy. Niemniej ważne jest uważne przejście przez cały projekt wdrożeniowy. Łatwo w nim o pomyłki, których konsekwencje mogą sporo kosztować lub oddalić czas, w którym firma zacznie odnosić pełne korzyści z nowego systemu.

Z naszych doświadczeń i obserwacji rynku wynika, że firmy niekiedy popełniają błędy na etapie wdrażania rozwiązań MES. Pułapki mają różny charakter. Po części mogą wynikać z kultury organizacyjnej firmy, postawy i podejścia kierownictwa do tematu, ale także mogą mieć źródła w różnego rodzaju ograniczeniach, takich jak braku czasu i energii do koordynowania projektu, braku odpowiednich zasobów osobowych czy po prostu nie do końca rozpoznanych własnych potrzeb.

Poniżej przybliżamy 6 pułapek, w jakie firmy zdają się najczęściej wpadać w trakcie realizacji projektów wdrożeniowych systemów wspomagających zarządzanie produkcją.

1. „Z wdrożeniem poradzimy sobie sami”

Podejście kierownictwa szczególnie często spotykane w firmach, które mają za sobą silny i organiczny wzrost charakteryzuje się dużym naciskiem na samowystarczalność. Typowy scenariusz jest następujący – firma ustaliła, że w związku z różnymi ograniczeniami w obszarze produkcji powinna zacząć wykorzystywać rozwiązanie informatyczne. Zaczyna więc samodzielnie robić rozpoznanie rynku, a następnie podejmuje decyzję, że proces zmiany przeprowadzi też sama. Niestety, w wielu sytuacjach okazuje się to pułapką. Zazwyczaj jest tak, że decyzja o wykorzystaniu w organizacji funkcjonalności MES zapada w czasie, gdy w firmie już są duże wyzwania organizacyjne – panuje w niej przeciążenie pracowników i wydaje się, że wszystko działa na maksymalnych obrotach. Tymczasem do wdrożenia potrzeba zaangażować zasoby osobowe i czas, którymi firma już nie dysponuje. To najczęściej prowadzi do porażki i jednocześnie zmarnotrawienia czasu, który w tym okresie rozwoju firmy jest bardzo cenny!

Oczywiście, zdarzają się wyjątki, i wielu firmom udaje się samodzielnie wdrożyć strategiczne rozwiązania. Warto jednak zaznaczyć, że zawsze wiąże się to z tym, że utrzymują one na stałe dość mocny kapitał osobowy w obszarze IT oraz że tego rodzaju projekt został wpisany w długoterminową strategię, która jest konsekwentnie realizowana przez zarząd.

Reasumując – naprawdę warto rozważyć opcję outsourcingu i podjąć współpracę z dostawcą, który może wykorzystać swoje wieloletnie doświadczenia w praktycznym wykorzystaniu MES w danej branży, bez dodatkowego obciążania własnych zasobów.

2.Nie rób wszystkiego na raz

Rozwiązania klasy MES zazwyczaj mają budowę modułową, przy czym każdy moduł odpowiada za wsparcie w zarządzaniu wybranym obszarem produkcji lub niesie określoną, specyficzną funkcjonalność. Ponieważ MES może objąć cały obszar wytwarzania, rodzi to pewną pokusę, by w możliwie krótkim czasie wykorzystać wszystkie jego możliwości. Z reguły to nie jest właściwe podejście! Z naszego doświadczenia wynika, że znacznie lepiej jest wdrażać MES krok po kroku, koncentrując się na wybranych obszarach produkcji, a szczególnie na tych, w których firma najszybciej odniesie konkretne korzyści. Po wdrożeniu wybranego modułu, koncentrujemy się na kolejnym itd. Gdy robimy wszystko na raz, znacznie więcej inwestujemy czasu i energii, odwlekając moment, w którym firma uzyskuje szybki zwrot z inwestycji. Rośnie też ryzyko rozproszenia uważności i braku konsekwencji w realizacji projektu.

3. Zarządzanie zmianą bez porozumienia z pracownikami

Projekt wdrożeniowy, który wprowadza rewolucję w systemie pracy, zawsze należy traktować jako proces zmiany. W tym kontekście wdrożenia MES nie powinno się bagatelizować. Co to oznacza w praktyce? Potrzeba użytkowania nowego systemu najczęściej inicjowana jest przez kierownictwo. Im wyższy szczebel w organizacji, tym lepsze rozumienie idei – potrzeb i wizji wykorzystania systemu po jego wdrożeniu. Ale zmiana ma strategiczne znaczenie nie tylko dla firmy i jej kierownictwa. Ona bezpośrednio dotyka pracowników, którzy są na niższych poziomach hierarchii. W przypadku wdrożeń MES (i podobnie jest w każdym przypadku wdrażania zmiany w organizacji, która dotyczy wszystkich) do wdrożenia należy odpowiednio przygotować całą załogę – zgodnie z kanonem zarządzania zmianą. Pracownicy nie powinni mieć niepotrzebnych obaw i obiekcji, które na kolejnych etapach wdrożenia mogą szkodzić całemu projektowi. Skutkiem właściwego zarządzania zmianą powinno być to, że pracownicy rozumieją, dlaczego MES ma być uruchomiony i co dzięki temu zyskają.

To bardzo ciekawe,  że w wielu projektach wdrożeniowych pracownicy odczuwali na początku różnego rodzaju obawy czy nawet niechęć. To naturalny proces w projekcie zmiany. Potem jednak, już po zakończeniu wdrożenia, przyznawali, że system pomógł im w pracy, pozwolił lepiej koncentrować się na zadaniach, ułatwił wdrożenie systemu motywacyjnego i sprawił, że ci, którym na tym zależy, mogą się swobodniej rozwijać w firmie. W zarządzaniu zmianą ważne jest to, by pracownicy mogli w to uwierzyć jeszcze przed rozpoczęciem wdrożenia.

4. Nietrafiony wybór funkcjonalności

Pośpiech w projektach MES nie jest wskazany. Szczególnie dużym ryzykiem jest pośpieszne wybieranie systemu bez upewnienia się, czy na pewno odpowiada on na potrzeby wszystkich użytkowników. Warto pamiętać, że z systemu MES korzystają nie tylko managerowie. Jego wydajność i przydatność bardzo mocno zależy od tego, jaki komfort pracy mają pracownicy operacyjni. Dlatego analiza wymagań i funkcjonalności powinna obejmować wszystkich, którzy mają mieć styczność z oprogramowaniem.

5. Niemożność podłączenia wszystkich maszyn i integracji danych pochodzących z produkcji

Ten punkt poniekąd nawiązuje do poprzedniego. Jednym z kluczowych walorów MES jest integracja w trybie online danych operacyjnych z parku maszynowego. Każdy manager chciałby mieć pełen wgląd w procesy. Niestety, nader często okazuje się, że park maszynowy firmy jest zróżnicowany, a system ma kłopot z pozyskaniem danych ze wszystkich urządzeń. Dlatego na etapie analizy wymagań powinno się sprawdzić, czy na pewno MES będzie w stanie w czasie rzeczywistym przetwarzać wszystkie dane potrzebne do bieżącego zarządzania produkcją. Warto tu podkreślić, że ProBDE MES bezproblemowo łączy się ze wszystkimi maszynami niezależnie od ich producenta.

Podobnie warto gruntownie przeanalizować, w jaki sposób i czy jest to w ogóle możliwe, by MES był zintegrowany z pozostałymi rozwiązaniami informatycznymi wykorzystywanymi przez firmę. Najczęściej integracje realizowane są na styku MES i systemu ERP lub rozwiązań, w których rejestrowana jest sprzedaż (w tym plany sprzedażowe) oraz systemy finansowo-księgowe i odpowiadające za kalkulację wynagrodzeń. Przed wyborem dostawcy koniecznie powinno się sprawdzić możliwości integracji oprogramowania.

6. Niedostatek szkoleń

Warunkiem dobrego działania systemu jest odpowiednie zaangażowanie pracowników. To kwestia pewnej konsekwencji – po wdrożeniu systemu wszyscy użytkownicy powinni z niego korzystać w sposób zgodny z przeznaczeniem i zgodnie z ustalonymi standardami. Nie ma drugiego obiegu informacji poza systemem, nie ma notatek na karteczkach, nie ma starych nawyków, które omijają system. Aby jednak to zadziałało, potrzebne są odpowiednie szkolenia. Warto pamiętać, by szkolenia nie obejmowały wyłącznie kwestii związanych z funkcjonalnością, ale by miały charakter szerszy i przy okazji przeprowadzonej zmiany w organizacji promowały nową logikę działania firmy. To zwiększy szansę na to, że cała załoga zaakceptuje i przyjmie nowe rozwiązania, przyczyniając się w ten sposób do szybkiego zwrotu z inwestycji.